A l’ère du numérique, la digitalisation des métiers dans une organisation n’est pas chose nouvelle, néanmoins les enjeux sont certainement encore plus importants aujourd’hui et peut-être différents.

Pour illustrer ce propos, je m’appuierai sur l’expérience de la Fondation de France, qui engage ces derniers mois une transformation digitale de ses processus internes.

Pour être en capacité de réussir cette transition, la Fondation de France a souhaité embarquer les futurs utilisateurs de ce nouveau service numérique.

Dans cet objectif, l’agence Grain’s Créateur de connaissances travaille actuellement avec la Fondation de France, pour accompagner pédagogiquement les futurs utilisateurs et les initiateurs de ce service, à adopter un nouvel outil numérique dans leurs routines de travail.

Avec l’équipe en charge de ce projet, la question s’est posée du besoin des futurs utilisateurs et du type d’accompagnement à proposer.

Après une phase expérimentale réalisée en amont auprès d’un échantillon d’utilisateurs, une phase de déploiement est conçue différemment de la première.

Pour l’agence, la question de l’accompagnement dans une transition numérique doit reposer sur un enjeu « fil rouge ». En l’occurrence, dans le cadre de la mise en place d’un nouvel outil numérique, l’enjeu est celui de l’autonomie dans l’outil et dans le processus administratif digitalisé…

Etre autonome est une capacité professionnelle qui s’acquière et qui nécessite du temps, en fonction des individus.

Le deuxième enjeu d’une transition digitale réside dans la nécessité de faire évoluer une pratique professionnelle, que nous appellerons une routine, et d’accompagner les utilisateurs à accepter ce changement de méthode pour obtenir un résultat équivalent. A une différence, l’utilisateur gagne un nouveau pouvoir d’agir qui augmente sa performance et son efficience professionnelle.

Enfin, le troisième enjeu est ne pas décevoir l’utilisateur sur des promesses que l’outil ne pourrait pas tenir. Etre honnête sur ce que fait l’outil et ses limites reste essentiel pour réussir un accompagnement, qui demandera du temps et de l’engagement à toutes les parties…