Au cours des derniers mois, l’agence Grain’s a été sollicitée à de nombreuses reprises pour former à l’animation de réunions à distance. Les formations étaient concentrées sur l’utilisation d’une solution de visioconférence et de ses multiples fonctionnalités. Au fur et à mesure, le programme a évolué pour avancer sur des ateliers collaboratifs à distance et sur la transformation des réunions présentielles en réunions à distance.

Lors des classes virtuelles, les échanges portaient régulièrement sur un même constat : l’augmentation des réunions à distance et l’usage de la webcaméra. Cette pratique de la réunion à distance, parfois abusive durant le confinement, reflète un problème persistant dans les organisations, celle de la présence au travail. Cette association du travail au bureau date du XVIIIème siècle (en lien avec l’invention du bureau).

En 2020, le télétravail « normalisé » par les mesures du confinement, n’a pas forcément fait bouger les lignes sur cette question récurrente : « pour être présent au travail, je dois être présent au bureau. Comme le bureau est à la maison, ma présence se confirme lors des réunions organisées par mon responsable ».

L’usage de la visioconférence devient une nouvelle compétence numérique pour rester dans la course

Au cours des derniers mois, une évolution s’est produite : celle du passage des RDV téléphoniques en appels vidéos. Avant le confinement, il était rare qu’un client accepte l’usage de la visioconférence pour un RDV d’affaires. Certains osaient sous réserve d’avoir le bon équipement et des autorisations nécessaires de leur service informatique.

Pour moi, cette pratique professionnelle date de 2005. A l’époque je travaillais pour le groupe Plastic Omnium, qui disposait d’une salle dédiée à la visioconférence. Les équipements étaient coûteux et la connexion internet difficile. Très souvent les réunions en appel vidéo s‘achevaient en « conf call », autrement en conférence téléphonique.

Aujourd’hui, le remplacement des ordinateurs fixes par des portables disposant de web caméra intégrée et l’accès gratuit à des solutions de visioconférences ont profondément modifié le mode de communication dans nos organisations et l’usage exponentielle de la vidéo.

Dorénavant, les usages de la visioconférence et de la webcaméra en réunion se généralisent et sont devenus de nouvelles pratiques professionnelles, voire la compétence numérique à acquérir pour rester dans la course. Ceci s’observe assez bien dans les modalités de e-recrutement et dans les plans de formations internes sur les accès aux formats à distance.

La réunion à distance est un prétexte pour justifier de sa présence au travail

Aspect plus inquiétant, l’organisation multiple des réunions à distance, leur durée étalée sur des journées entières ont été utilisées comme un outil de management pour contrôler la présence du collaborateur au travail. « Si je te vois, je sais que tu travailles… » Parfois, cette pratique s’est même accentuée par les collaborateurs eux-mêmes lors du confinement par peur de perdre leur emploi et pour indiquer qu’ils étaient bien « au travail ».

Après coup, si vous interrogez des collaborateurs sur l’usage futur de la réunion à distance, le constat est mitigé. Ces nouvelles pratiques professionnelles ont généré de nouveaux symptômes comme l’hyperconnexion et la fatigue liée au travail sur écran.

L’usage abusif de la caméra ne prend pas en compte l’intimité géographique du collaborateur

Dans les formations de l’agence Grain’s, nous abordons les conditions d’emploi de la caméra et des principes clefs pour garantir l’attention des participants en réunion à distance. La lumière, le cadrage, la qualité de l’audio sont des facteurs essentiels pour qu’une réunion à distance se déroule bien. La caméra peut être activée sous certaines conditions. Qu’elle soit utile aux échanges et qu’elle ne divulgue pas l’intimité géographique du participant. Si celui-ci ne veut pas montrer l’endroit dans lequel il est, et encore plus s’il est à son domicile, il est dans son droit.

Pour l’agence, ce dernier principe nécessite un peu de pédagogie d’autant plus si la demande vient d’un responsable à son collaborateur. L’utilisation de la caméra doit respecter certains aspects de la vie privée du collaborateur et prendre en compte les contraintes de débit internet.

Aussi, nous conseillons dans nos formations l’usage de pratiques collaboratives qui ne nécessiteront pas forcément la caméra lors des activités. Par exemple, une activité de co-écriture sur un document partagé ne nécessite pas l’usage de la vidéo. Seul l’échange audio peut suffire. Elle peut aussi se réaliser sans être connecté en direct à une solution de visioconférence.

Ce premier pas de la pratique collaborative à distance peut être un remède à court terme concernant la question de la présence au travail. Elle permet d’apprendre à l’ensemble des collaborateurs, un nouveau mode de travail : je peux travailler sans être visible par mes collègues et par mon manager.

En télétravail, l’usage fréquent de la réunion est en contradiction avec l’autonomie de la situation de travail

Avant le confinement, la réunion était organisée majoritairement en présentiel. Collectivités et entreprises s’étaient même engagées dans des réaménagements importants de leurs salles de réunions pour revisiter les modes d’animation.

Mars 2020, la crise du COVID 19 a rendu les salles de réunion, comme des lieux à éviter absolument…La solution rapide a été d’organiser les mêmes réunions mais à distance…sans même s’interroger de l’adéquation du contenu au format distanciel ? Une heure de réunion en présentiel n’équivaut pas à une réunion en distanciel. L’attention est différente face un écran d’ordinateur car l’ouïe et la vue sont sollicitées plus intensément.

Après plusieurs mois de pratiques intensives, les réunions à distance soulèvent de nombreuses questions dans les organisations…Quelles types de réunions en présentiel ? Quelles réunions en distanciel ? Le format hybride est-il plus approprié ?

Pour l’agence Grain’s, l’usage de la réunion à distance doit être associée à la question de la présence au travail et de la responsabilisation. En situation de télétravail, si l’outil « réunion » continue d’être « utilisé » comme une méthode de management « command and control », la pratique du télétravail ne servira à rien dans les organisations. Par contre, si l’usage de la réunion sert davantage à guider le collaborateur en situation de télétravail ou comme soutien technique de type AFEST, le mode réunion à distance, peut avoir un réel potentiel.

Si l’usage de la réunion à distance rime davantage avec confiance et responsabilisation, alors nous pourrons envisager une évolution de nos organisations, capables de devenir des organisations apprenantes.