Que nous soyons présents physiquement ou dans une salle virtuelle, nous restons des personnes disposant d’un cerveau qui capte des informations transmises par autrui. Alors pourquoi est-ce plus complexe en distanciel ?

Dans une réunion en distanciel, surtout si la caméra de vos interlocuteurs n’est pas allumée, la réunion deviendra rapidement un one man show… C’est un fait. Mais d’un point de vue cognitif, pourquoi sommes-nous moins attentifs en visioconférence ?

Tout le monde parle d’attention…

Dans les articles sur le sujet de l’attention, on apportera régulièrement la réponse qu’il faut développer « l’intéractivité » avec ou entre les participants. C’est un début de réponse mais qui n’apporte pas la raison du Pourquoi : Pourquoi avons-nous besoin de créer des intéractions sociales avec et entre les participants ?

Pour l’agence Grain’s, la réponse n’est pas dans le super outil utilisé pour faire des quiz ludiques ou générer des post-it sur un tableau blanc mais dans ce que nous recherchons dans nos réunions. Le sujet de l’attention reste une finalité, mais le vrai sujet ne serait-il pas de maintenir des intéractions sociales, même si nous sommes éloignés physiquement ?

Commençons par revenir sur ce que nous entendons par « intéractions sociales »

L’Homme dispose d’un cerveau qui se nourrit d’informations le jour et la nuit. La journée, il capte des informations et la nuit, il les filtre. Au cours d’une journée, nous interagissons avec des collègues en présentiel ou en distanciel.

Tout le monde a besoin d’interagir avec quelqu’un. Si vous doutez de cela, repensez au film Seul au Monde, avec Tom Hanks, quand le malheureux est perdu sur une île déserte. Il fabriquera un personnage fictif avec qui il dialoguera. Sans ses interactions avec ce personnage, il serait devenu fou ou serait mort.

En distanciel, nous sommes un peu tous comme Tom Hanks… Nous cherchons notre M. Wilson… Nous avons donc besoin d’échanger avec autrui pour comprendre et pour apprendre au quotidien.

Et comment interagissons-nous concrètement ?

En sciences cognitives, les chercheurs se sont lancés le défi d’étudier ce phénomène des interactions. Un nouveau champ d’étude s’est développé sur ce qu’on appelle le cerveau social.

Habituellement dans le monde du travail, nous associons la question des intéractions avec le sujet des communications non-verbales (posture, expression du visage). En science cognitive, les intéractions sociales s’illustrent de plusieurs manières. Prenons des exemples de ce qui se passe dans une salle virtuelle.

Vous intéragissez en réunion…

• lorsque deux personnes sont synchrones (ex : présence de 2 personnes dans une salle virtuelle),
• par des imitations (lorsque vous montrez quelque chose à quelqu’un),
• par la coordination (lorsque vous devez travailler sur un même document)
• et par les communications non-verbales.

Encore une fois, l’humain apprend et comprend les informations qu’il reçoit grâce à ces intéractions sociales… Aussi comment utiliser ces éléments pour améliorer notre manière de transmettre de l’information lorsque nous sommes dans une réunion à distance ou hybride ?

Dans nos formations sur l’animation de réunions à distance ou hybrides, nous abordons en priorité ce sujet pour travailler ensuite sur la question de l’animation.

Si nous prenons en compte donc un peu plus le cerveau social dans nos réunions, nous pourrions peut-être modifier quelques habitudes comme :

• Mettre notre caméra car ça n’est pas accessoire mais ça permet de faciliter la communication non-verbale, pour que le cerveau s’appuie sur les expressions du visage pour mieux comprendre ce qui est dit oralement.
• D’utiliser les mécanismes de coordination comme par exemple travailler sur un même document (tableau blanc, prise de note etc…) permet d’intéragir avec autrui de manière synchrone. Le fait d’écrire et de penser en même temps sur un support facilite l’activité cérébrale et donc la reformulation sur un sujet de réunion.
• Enfin la coopération reste un des leviers le plus important dans les relations sociales. Contrairement aux idées reçues, le challenge et la compétition sont aussi des mécanismes qui favorisent le travail coopératif entre les individus. Dans une réunion à distance, on peut utiliser le travail sur un sujet en équipe ou utiliser des modalités comme les quiz avec points.

Voilà quelques pistes de réflexion pour vos prochaines animations de réunions en distanciel. Mais entre nous, le présentiel ne remplacera pas le distanciel, surtout si vous devez aborder certains sujets trés complexes…