Règlement intérieur de l’organisme de formation Grain’s

Mise à jour le 13 Juillet 2022

Préambule

L’Agence Grain’s créateur de connaissances est un organisme de formation professionnelle spécialisé dans les formations liées aux compétences transversales (numériques, travail en équipe, créativité). Son siège social est fixé à Domaine de Loriol 84390 Saint TRINIT.

L’Agence Grain’s créateur de connaissances conçoit, élabore et dispense des formations intra-entreprises sur l’ensemble du territoire national, à l’international, seul ou en partenariat.

En application aux articles L. 6352-3 et L. 6352-4 et L. 6352-1 à L. 6352-15 du code de travail, le présent Règlement intérieur s’adresse à tous les stagiaires et ce pour la durée de la formation suivie, il a vocation à préciser certaines dispositions s’appliquant aux formations organisées à distance par l’agence Grain’s dans le but d’en permettre le bon déroulement.

Champ d’application

Le présent Règlement intérieur s’applique à tous les stagiaires inscrits à une session dispensée par l’Agence Grain’s et ce, pour toute la durée de la formation suivie, qu’elle soit organisée dans un cadre présentiel ou distanciel.

Chaque stagiaire est considéré comme ayant accepté les termes du présent règlement lorsqu’il suit une formation dispensée par l’organisme de formation et accepte que des mesures soient prises à son égard en cas d’inobservation de ce dernier.

Public

Les stagiaires présents en formation (présentiel ou distanciel) sont majoritairement des salariés en formation continue. Nous nous devons de justifier leurs présences et de prévenir leurs entreprises en cas d’absence ou de retard. C’est pourquoi nous sommes vigilants et nous nous devons de faire respecter ces quelques règles.

Horaires

Les formateurs/formatrices doivent respecter et faire respecter les horaires de la formation, précisées dans la convention et la convocation.

Deux pauses de 10 minutes sont possibles au cours de la classe virtuelle, si celle-ci dépasse les 2h00.

Des pauses sont organisées le matin et l’après-midi lors des ateliers en présentiel.

À titre exceptionnel, des aménagements sont possibles et sont décidés avec le client.

Les demandes particulières des stagiaires doivent être orientées vers la Direction de l’organisme de formation et auprès de leur employeur.

Traitement des retards

L’agence Grain’s souhaite que les stagiaires en retard ne perturbent pas les sessions en cours. Nous préconisons donc aux formateurs de fermer la salle virtuelle ou la salle en présentiel lorsqu’ils démarrent leurs cours. Les stagiaires qui arrivent en retard doivent envoyer un message au formateur pour les inviter à rouvrir la salle. Ils peuvent intégrer le cours à la pause suivante.

Consignes concernant l’usage du téléphone portable

En salle de formation présentielle, il est interdit aux stagiaires d’utiliser leur téléphone portable, si celui-ci n’a pas été sollicité par le formateur/la formatrice pour répondre notamment aux quiz d’évaluations.

Formalisme attaché au suivi de la formation

Le participant est tenu de renseigner la feuille d’émargement au fur et à mesure du déroulement de l’atelier. Il peut lui être demandé de réaliser une évaluation de l’atelier.
A l’issue de l’action, il se voit remettre un certificat de réalisation à signer et à renvoyer par email au centre de formation. Le participant remet, dans les meilleurs délais, les documents qu’il doit fournir ou renseigner.

Feuille de présence

Afin de respecter les exigences liées à l’accueil de salariés en centre de formation, nous demandons de porter sur la feuille de présence :
• les absences,
• les retards,
• votre signature

Discipline

Il est formellement interdit aux stagiaires :

-D’introduire des boissons alcoolisées dans les locaux de l’organisme ;

-De se présenter aux formations en état d’ébriété ;

-D’emporter ou modifier les supports de formation ;

-De modifier les réglages des paramètres de l’ordinateur ;

-de manger dans les salles de formation ;

etc.

Traitement des stagiaires irrespectueux des règles

Le formateur/la formatrice a toute légitimité pour recadrer, voire exclure un stagiaire qui ne respecterait pas l’ensemble de ces règles.

Sanctions

Tout agissement considéré comme fautif par la direction de l’organisme de formation pourra, en fonction de sa nature et de sa gravité, faire l’objet de l’une ou l’autre des sanctions ci-après par ordre croissant d’importance :

-Avertissement écrit par le Directeur de l’organisme de formation ;

-Blâme

-Exclusion définitive de la formation

Entretien préalable à une sanction et procédure

Aucune sanction ne peut être infligée au stagiaire sans que celui-ci ne soit informé dans le même temps et par écrit des griefs retenus contre lui. Lorsque l’organisme de formation envisage une prise de sanction, il convoque le stagiaire par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise à l’intéressé contre décharge en lui indiquant l’objet de la convocation, la date, l’heure et le lieu de l’entretien, sauf si la sanction envisagée n’a pas d’incidence sur la présence du stagiaire pour la suite de la formation.

Au cours de l’entretien, le stagiaire a la possibilité de se faire assister par une personne de son choix, stagiaire ou salarié de l’organisme de formation. La convocation mentionnée à l’article précédent fait état de cette faculté. Lors de l’entretien, le motif de la sanction envisagée est indiqué au stagiaire : celui-ci a alors la possibilité de donner toute explication ou justification des faits qui lui sont reprochés.

Lorsqu’une mesure conservatoire d’exclusion temporaire à effet immédiat est considérée comme indispensable par l’organisme de formation, aucune sanction définitive relative à l’agissement fautif à l’origine de cette exclusion ne peut être prise sans que le stagiaire n’ait été au préalable informé des griefs retenus contre lui et, éventuellement, qu’il ait été convoqué à un entretien et ait eu la possibilité de s’expliquer devant un Commission de discipline.

La sanction ne peut intervenir moins d’un jour franc ni plus de 15 jours après l’entretien où, le cas échéant, après avis de la Commission de discipline.
Elle fait l’objet d’une notification écrite et motivée au stagiaire sous forme lettre recommandée, ou d’une lettre remise contre décharge. L’organisme de formation informe concomitamment l’employeur, et éventuellement l’organisme paritaire prenant à sa charge les frais de formation, de la sanction prise.

Représentation des stagiaires

Lorsqu’un stage a une durée supérieure à 500 heures, il est procédé à l’élection d’un délégué titulaire et d’un délégué suppléant en scrutin uninominal à deux tours. Tous les stagiaires sont électeurs et éligibles, sauf les détenus admis à participer à une action de formation professionnelle.

L’organisme de formation organise le scrutin qui a lieu pendant les heures de formation, au plus tôt 20 heures, au plus tard 40 heures après le début du stage. En cas d’impossibilité de désigner les représentants des stagiaires, l’organisme de formation dresse un PV de carence qu’il transmet au préfet de région territorialement compétent.

Les délégués sont élus pour la durée de la formation. Leurs fonctions prennent fin lorsqu’ils cessent, pour quelque cause que ce soit de participer à la formation.
Si le délégué titulaire et le délégué suppléant ont cessé leurs fonctions avant la fin de la session de formation, il est procédé à une nouvelle élection dans les conditions prévues aux articles R.6352-9 à R.6352-12.

Les représentants des stagiaires font toute suggestion pour améliorer le déroulement des stages et les conditions de vie des stagiaires dans l’organisme de formation. Ils présentent toutes les réclamations individuelles ou collectives relatives à ces matières, aux conditions d’hygiène et de sécurité et à l’application du règlement intérieur.

Organisation spécifique des classes virtuelles

Pour le bon déroulement des formations et pour assurer la pleine communication sur les formations à distance, les stagiaires sont tenus d’avoir transmis leur adresse mél. Ces données sont utilisées par l’organisme aux seules fins de pouvoir transmettre aux stagiaires les modalités relatives à l’organisation et à la bonne gestion administrative des formations.

Préalablement à l’ouverture de la session de formation, les stagiaires reçoivent :

-Une convocation par email pour se connecter à la salle virtuelle comprenant le nom de la formatrice, les informations liées à la classe virtuelle et un contact pour se connecter.

-Un jour ou quelques heures avant la formation : un message de rappel par email.

Consignes d’évacuation en cas de formation en présentiel

Évacuation

Chaque centre dispose d’un système général d’alerte qui permet en cas d’incendie de vous alerter grâce à une sirène. En cas de déclenchement de l’alarme :

-Nous conservons notre calme et préparez l’évacuation
-Comptons les stagiaires qui sont dans la salle
-Nous nous munissons de la feuille de présence, si celle-ci est dans la salle.

Nous évacuons calmement les locaux par les escaliers de secours en suivant les flèches lumineuses et/ou les consignes données par le responsable d’évacuation de l’équipe IFSO.
Nous n’utilisons pas les ascenseurs

Nous avançons jusqu’au point de rassemblement.

Nous nous assurons que les stagiaires dont nous avons la responsabilité sont tous avec nous
Nous faisons le point avec le responsable d’évacuation.

Consignes de distanciation sociale et mesures d’hygiène et de sécurité

La prévention des risques d’accidents et de maladies est impérative et exige de chacun le respect total de toutes les prescriptions applicables en matière d’hygiène et de sécurité. A cet effet, les consignes générales et particulières de sécurité en vigueur dans l’organisme doivent être strictement respectées sous peine de sanctions disciplinaires.

Lorsque la formation a lieu sur le site de l’entreprise, les consignes générales et particulières de sécurité applicables sont celles de l’entreprise / de l’organisme de formation commanditaire des formations réalisées par l’agence Grain’s.

Au cours des formations en présentiel, la formatrice rappelle aux participants les gestes barrières à adopter tels que :

-se laver régulièrement les mains ;
-tousser dans son coude ;
-utiliser un mouchoir à usage unique et le jeter dans une poubelle ;
-ne pas embrasser ou serrer la main à ses collègues de travail ;
-respecter une distanciation sociale d’au moins 1 mètre ;
-ne pas porter ses mains à la bouche ou au visage.

Le matériel informatique est désinfecté régulièrement. Il est interdit d’utiliser les ventilateurs dans les salles et les poignées de portes, les rampes d’escaliers, les boutons d’ascenseurs, les téléphones font l’objet d’un nettoyage à chaque utilisation.

Confidentialité

L’Agence Grain’s, le client et le stagiaire s’engagent à garder confidentiels les documents et les informations auxquels ils pourraient avoir accès au cours de la prestation de formation ou à l’occasion des échanges intervenus antérieurement à l’inscription, notamment l’ensemble des éléments figurant dans la proposition transmise par l’Agence Grain’s au client.

En particulier, les stagiaires s’interdisent d’utiliser ou de rapporter toute information dont ils auraient connaissance en rapport avec la situation personnelle ou professionnelle des autres stagiaires rencontrés à l’occasion des temps de pause ou de formation.

Protection, collecte et traitement des données de connexion

Lors des classes virtuelles, l’agence Grain’s collecte les données de connexion, via les rapports fournis par les logiciels de visioconférence. Ces données de connexion sont ensuite traitées : elles sont envoyées aux commanditaires de la formation, ou aux financeurs. Ces données peuvent être conservées 3 ans, en cas de contrôle.

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